پلمپ دفاتر قانونی برای شرکت ها
این یک قانونی کلی در زمینه امور ثبتی شرکت‌هاست:
طبق ماده ۶ قانون تجارت، هر تاجری به استثنای کسبه جزء، مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه (وزارت دادگستری) به موجب نظام نامه، جایگزین این دفاتر قرار می دهد؛ داشته باشد:
- دفتر روزنامه
- دفتر کل
- دفتر دارایی
- دفتر کپیه (دفتر اندیکاتور(
پیش از نوشته شدن هرگونه اطلاعات در دفاتر روزانه، کل و دارایی، این دفاتر قانونی باید توسط نماینده اداره ثبت، امضا و پلمپ و شماره گذاری شده باشند. امروزه باتوجه به ایجاد سیستم سامانه ثبت شرکتها به نشانی، متقاضیان محترم می توانند در خواست خود را نسبت به اخذ پلمپ دفاتر تجاری اعلام نمایند و گواهی آن را دریافت نمایند و در سایت اتاق بازرگانی آپلود نمایند.
البته باید اشاره نمود که برخی از شهر ها هنوز به این سامانه ملحق نشده اند و کماکان باید از روش سنتی و رایج قبل، استفاده و با مراجعه حضوری اقدام به امضا و پلمپ دفاتر تجاری نمایند. باید دقت داشته باشید که آدرسی که در سامانه ثبت می کنید؛ اهمیت زیادی دارد؛ چون دفاتر پلمپ شده به همان آدرس اعلامی شما، ارسال خواهد شد.
اما پلمب دفاتر قانونی یا تجاری به چه معناست؟ این موضوعی است که در مقاله امروز موسسه حقوقی ثبت ۳ قصد داریم به آن بپردازیم.
مفهوم پلمپ دفاتر چیست؟
هر موسسه و هر شركت و هر سازمانی كه مشمول قوانین مالیات باشد بایستی از سازمان امور مالیاتی دفاتر قانونی خود را جهت تحریر كلیه فعالیت های مالی خود تحویل بگیرد.
مطابق ماده ۶ قانون تجارت هر تاجری (اعم از شخص حقیقی و حقوقی) مکلف به اخذ دفاتر روزنامه و دفتر کل می باشد.
مطابق ماده ۷ قانون تجارت دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی و بطور کلی مجمع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن دفتر ثبت نماید.
ماده ۸ قانون تجارت می گوید دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده و هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.
پلمپ دفاتر مذکور برای شرکت های تازه تاسیس تا نهایتا ۳۰ روز پس از آن امکان پذیر می باشد و برای شرکت های دیگر برای هر سال مالی که اصولا از اول فروردین تا انتهای اسفند می باشد باید قبل از شروع سال مالی اخذ گردد. یعنی برای پلمپ دفاتر سال ۱۳۹۰ که از اول فروردین شروع می گردد باید نهایتا تا ۲۹ اسفند هشتادو نه اقدام گردد در غیر اینصورت ممکن است دفاتر مالی آنها مورد قبول واقع نگردد و مالیات آنها به جای خوداظهاری به صورت علی الارس محاسبه گردد که در این صورت شخص هیچگونه ادعایی در خصوص مبلغ درآمد و … نمی تواند داشته باشد.
پلمپ دفاتر توسط اداره ثبت شرکت ها صورت می پذیرد و احتیاجی به تسلیم دفاتر برایشان نیست بلکه با پرداخت مبلغ آن خود مرجع اقدام به تهیه و پلمب آن می نماید . پلمپ دفاتر در واقع به معنای برگ شماری دفاتر و منگوله دارکردن دفتر می باشد تا نتوان از آن ورقی کم یا زیاد نمود . همچنین نام شرکت در آن قید شده و شماره ثبت در آن قید گردید و مهر ثبت شرکت ها در آن منظور می گردد.
برای هرشرکت حداقل یک دفتر روزنامه و یک دفتر کل برای هرسال مالی احتیاج می باشد در صورت پر شدن دفتر و احتیاج به دفتر دوم مجددا اقدام به اخذ دفاتر مربوطه و پلمپ آن می باشد.
انواع دفاتر تجاری
دفتر روزنامه
دفتر روزنامه مهم‌ترین دفتر قانونی به شمار می‌رود. این دفتر از جمله دفاتری است که باید پلمپ شود و هر فعال اقتصادی باید به صورت روزانه همه طلب‌ها، بدهی‌ها، مبادلات تجاری و معاملات مربوط به اسناد تجاری از جمله خرید، فروش، ضمانت و… را در آن ثبت کند.ع لاوه بر این‌ها صادرات، واردات و تنخواه نیز در این دفتر قید میشود. دو نوع دفتر روزنامه وجود دارد:
دفتر روزنامه عمومی
این دفتر مخصوص ثبت کلیه معاملات و عملیات‌های مالی است.
دفتر روزنامه اختصاصی
در این دفتر عملیات مختلف به تفکیک نوع معامله ثبت میشود. دفتر روزنامه عملیات‌های مالی خرید، دفتر روزنامه عملیات‌های مالی فروش دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی یا دریافت‌های نقدی هرکدام دفتر روزنامه اختصاصی به شمار می‌روند.
دفتر کل
دفتر کل یکی دیگر از دفاتر رسمی است که باید پلمپ شود. دفتر کل دفتری است که کلیه عملیات مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل میشود. دفتر کل همان دفتری است که صورت‌های مالی و مانده‌حساب از آن استخراج میشود.
هر حساب در دفتر کل یک صفحه اختصاصی دارد و معاملات ثبت‌شده در دفتر روزنامه باید حداقل هفته‌ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج شده و با تعیین نوع معامله به طور خلاصه به صفحه مخصوص آن حساب در دفتر کل منتقل شود.
دفتر دارایی
در حال حاضر دفتر دارایی وجود ندارد و این دفتر جزو دفاتری که باید پلمپ شوند نیست. دفتر دارایی دفتری است که فعال اقتصادی هر ساله، لیست کامل دارایی‌های منقول و غیرمنقول، بدهی‌ها و طلب‌ها را ریز به ریز در آن وارد می‌کند.
دفتر اندیکاتور (دفتر کپیه)
دفتری است که هر تاجری باید کلیه مخابرات، مراسلات و همچنین کلیه صورتحساب هایی که صادر می نماید را با رعایت تاریخ در آن ثبت نماید. همچنین تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب های وارده خود را به ترتیب تاریخ ورود آن ها مرتب کند و در لفاف مخصوصی ضبط و نگهداری نماید. این دفتر نیز پلمپ نمی‌شود.
طبق قانون کدام دفاتر باید پلمپ شوند؟
از همه دفاتر نامبرده، شرکت‌های تجاری موظف به پلمپ دفتر روزنامه و دفتر کل هستند. دفتر دیگری هم تحت عنوان دفتر دارایی وجود دارد. در این دفتر تاجر باید تمام اموال و دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را با جزئیات در آن دفتر ثبت و امضا نماید.
البته دفتر دارایی در عمل مورد استفاده قرار نمی‌گیرد و تجار معمولا بجای آن از ترازنامه یا بیلان استفاده می‌کنند. ترازنامه در واقع خلاصه نتایج حساب‌های دفتر کل یا دفتر دارایی است. که به شکل جدولی مانده حساب موسسه را نشان میدهد. که با بررسی آن به راحتی میتوان دریافت که شرکت سوده یا ضرردده است. بنابراین تنها دو دفتر برای شرکتها عملا الزامی است.
دلیل پلمپ دفاتر چیست؟
پس از تاسیس و ثبت شرکت، از اولین اقداماتی که باید انجام گیرد، پلمپ دفاتر است. پلمپ دفاتر توسط مرجع ثبت شرکتها انجام میشود. به این صورت که تمام صفحات شماره گذاری میشود و شماره ثبت شرکت در آن وارد شده و مهر اداره ثبت شرکتها در آن درج میشود.
بطوری که امکان دست بردن در آن صفحات و جابجایی وجود نداشته باشد. در پایان هر سال مالی هم شرکت باید دفاتر را به اداره مالیات تحویل دهد. حتی اگر فعالیتی نداشته و تمام صفحات دفتر سفید باشد. سوالی که مطرح میشود این است که اگر شرکت عدم فعالیت خود را ثبت کند باز هم پلمپ دفاتر اجباری است؟ در پاسخ باید گفت که پلمب در هر صورت اجباری است، حتی اگر شرکت فعالیت نداشته باشد و یا عدم فعالیت خود را ثبت کرده باشد.
آیا دریافت دفاتر پلمپ در هر شرایطی الزامی است؟
پلمپ دفاتر قانونی برای شرکت‌های تجاری و تاجران در ایران الزامی است و باعث میشود تاجران یا شرکت‌های تجاری حتی از کوچکترین معاملات روزانه خود مطلع باشند. این کار نه تنها از سهو و فراموشی جلوگیری می‌کند بلکه جنبه حمایتی برای تاجر یا شرکت تجاری را نیز فراهم می‌کند. به طور مثال دفاتر پلمپ به عنوان سند در مقابل تاجر دیگر، قابل استناد هستند.
اما همان‌طور که دریافت و ثبت معاملات در دفاتر قانونی شرکت اهمیت دارد باید به نحوه تنظیم آن نیز توجه کرد چرا که هر گونه اشتباه در تنظیم دفاتر پلمپ می‌تواند به ضرر تاجر یا شرکت تجاری باشد.
در صورتی که شرکت پس از ثبت هیچگونه فعالیتی نداشته باشد، باید دفاتر پلمپ را به صورت سفید طبق سال مالی خود به اداره مالیات تحویل دهد. مثلا شرکتی در سال ۹۸ فعالیت نداشته است، پس از پایان سال ۴ ماه فرصت دارد دفاتر پلمپ ۹۸ خود را بدون اینکه اطلاعاتی در آن وارد کرده باشد به اداره دارایی تحویل دهد.
پر کردن دفتر قانونی به چه شکل انجام میشود؟
- کلیه معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکور باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوص نوشته شود. تراشیدن و حک کردن و همچنین سفید گذاشتن، بیش از آنچه در دفترنویسی معمول است نباید وجود داشته باشد. در حاشیه و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و تاجر باید تمام آن دفاتر را از ختم هر سالی لااقل تا ده سال نگاه دارد. (قانون تجارت، ماده ۱۳)
- وظیفه نگهداری دفاتر تجاری برای تشخیص میزان مالیات به درآمد و تعیین مرور زمان مالیاتی پنج سال است.
- معمولا برای آنکه دفاتر روزنامه و کل خط خوردگی پیدا نکنند، ابتدا به عنوان چرک نویس تنظیم میشوند و پس از اینکه از درستی مبالغ و اطلاعات اطمینان حاصل شد، وارد دفاتر اصلی میگردند.
- دفاتری که تجار برای امور تجاری خود به کار میبرند، در صورتی که مطابق مقررات این قانون تنظیم شوند، بین تجار در امور تجاری سندیت خواهد داشت. در غیر این صورت علیه صاحب آن معتبر است. (قانون تجات ماده ۱۴)
بنابراین در صورتی که دعوا بین تجار باشد، دفتر هم به نفع تاجر و هم به ضرر تاجر سندیت دارد. ولی اگر طرف دعوا تاجر نباشد، دفتر به ضرر طرف غیرتاجر سندیت ندارد. همچنین نمیتوان محتوای دفتر را تجزیه کرد و به بخشی از آن استناد و بخش دیگر را رد کرد.
تحریر و پلمپ دفاتر قانونی
همه شرکت های تجاری ثبت شده در ایران و صاحبان کارت بازرگانی(حقیقی و حقوقی) که تاجر هم نامیده میشوند، موظند جهت پلمپ دفاتر قانونی در تاریخ مقرر شده اقدام کنند. شرکت ها باید همزمان با ثبت شرکت، دفاتر قانونی به تاریخ روز را درخواست دهند.
و دفاتر سال بعد را نیز نهایتاً تا اسفند ماه سال ماقبل پلمپ نمایند. در غیر این صورت شرکت مشمول جریمه مالیاتی(علی الراس) شده و ممنوع المعامله و کلیه افراد هیات مدیره ممنوع الخروج می گردند. از جمله عملیات خطیر شرکت ها تحریر دفاتر قانونی است که مستلزم تجربه و تخصص کافی می باشد. عدم رعایت آیین نامه تحریر دفاتر و عدم توجه به برخی نکات ظریف موجب رد دفاتر و یا بروز جرایم احتمالی خواهد شد
کاربرد پلمپ دفاتر
پلمپ دفاتر علاوه پیش نیاز دریافت کد اقتصادی است و برای برخی از فعالیت‌های دیگر نیز به ارائه این پلمپ احتیاج خواهید داشت. برای مثال برای دریافت کارت بازرگانی و اظهارنامه مالیاتی، همه اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم هستند که پلمپ دفاتر را انجام دهند.
دفاتر قانونی شرکت به منظور شفاف سازی حسابرسی تنظیم میشود و در زمان تحویل دارای خط کشی و شماره صفحه است که در زمان ورود اطلاعات باید به آن توجه کرد. استفاده از دفاتر پلمپ از یک طرف مراودات تجاری را ثبت می‌کند و از سوی دیگر معیاری برای محاسبه مالیات است. به بیان دیگر در صورتی که پلمپ دفاتر صورت نگرفته باشد، از سوی اداره مالیات فاقد اعتبار بوده و تنظیم کننده مشمول جریمه مالیاتی میشود.
برای جلوگیری از این مشکل، لازم است قبل از شروع سال مالی جدید اقدام به پلمپ دفاتر کنید. به طور مثال در صورتی که تاجر یا یک شرکت تجاری ورشکسته شود، دفاتر قانونی، سندی است که بدهی و طلب تنظیم کننده دفاتر را مشخص می‌کند و اگر این دفاتر درست تنظیم نشده باشند، علیه تاجر سندیت دارند.
مدارک مورد نیاز برای اخد پلمپ دفاتر
مدارک لازم برای پلمپ دفاتر قانونی افراد حقیقی
- کپی کارت ملی
- کپی شناسنامه
- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت کرده‌اید (اظهارنامه باید به امضای متقاضی رسیده باشد)
- فرم تکمیل‌شده اظهارنامه پلمپ
مدارک لازم برای پلمپ دفاتر قانونی افراد حقوقی
- کپی کارت ملی مدیر عامل
- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت کرده‌اید (اظهارنامه باید به امضای یکی از مدیران شرکت رسیده باشد)
- کپی روزنامه رسمی آخرین ثبت تغییرات شرکت (در خصوص تغییر مدیران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصیت حقوقی و مرکز اصلی)
- اصل یا تصویر مصدق وکالتنامه و یا معرفی‌نامه (در خصوص اشخاص حقوقی دولتی)
پس از پذیرش نهایی، چاپ رسید پذیرش درخواست پلمپ و چاپ اظهارنامه پلمپ دفتر تجاری و سایر مدارک پیش‌گفته باید به سازمان ارسال شود. توجه داشته باشید بعد از ارسال و پست مدارک، درج بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه الزامی است.
روند پلمپ دفاتر قانونی
پلمب دفاتر از طریق سامانه ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری انجام میشود. که هم برای اشخاص حقیقی و هم حقوقی امکان پذیر است. اشخاص حقیقی و حقوقی باید سال مالی و ماه مالی و روز مالی را مشخص کنند. و یک آدرس دقیق جهت دریافت دفتر در سامانه وارد کنند. دفترهایی که برای اشخاص در دسترس است دفاتر پنجاه برگ، صدبرگ و دویست برگ است.
مراحل اخذ پلمپ دفاتر تجاری به شرح زیر است:
جهت اخذ پلمپ دفاتر تجاری، ابتدا به پایگاه اینترنتی اداره کل ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir ( قسمت پلمپ دفاتر تجاری ) مراجعه نمایید. سپس وارد اولین مرحله ثبت نام شده و مراحل ثبت نام را به ترتیب ذیل گام به گام طی نمایید.
ابتدا می بایست از قسمت نوع شخص متقاضی ، شخصیت حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت را انتخاب نمایید. ( چنانچه متقاضی پلمپ شخص حقوقی باشد ). سپس تابعیت ، شناسه ملی ، شماره تلفن ثابت و شروع سال مالی و شروع ماه مالی را در سامانه وارد کنید. توجه داشته باشید که منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد.
تاریخ پایان سال مالی، نیز توسط سامانه محاسبه می گردد. بعد از تکمیل اطلاعات فوق ، نشانی ” آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده ” را وارد نمایید. ( استان مقصد / شهر مقصد / کدپستی ) دفاتر پس از پلمپ به کدپستی وارد شده ارسال خواهد شد. لذا این اطلاعات می بایست به صورت دقیق و معتبر وارد شود. لازم به ذکر است در صورتی که شهر مورد نظر در قسمت ارائه شده وجود نداشت ، آن شهر هنوز به سامانه ی مذکور ملحق نشده است. لذا متقاضیان می بایست به همان روش متداول گذشته اقدام نمایند.
این صفحه مربوط به اطلاعات شخصیت حقوقی شامل شناسه ملی ، شماره ثبت ، نوع ، نشانی متقاضی ، تاریخ ثبت و واحد ثبتی می باشد. پس از تایید اطلاعات شخص حقوقی و انتخاب گزینه گام بعدی وارد مرحله بعد خواهید شد.
- اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ
در این صفحه کاربران می توانند بر اساس اطلاعاتی که تاکنون وارد نموده اند، شماره پیگیری خود را مشاهده نمایند. سمت تکمیل کننده اظهارنامه را وارد نمایید و اطلاعات احدی از اعضاء هیات مدیره متقاضی حقوقی شامل تابعیت ، نام ، جنسیت ، شماره ملی ، نام خانوادگی ، تاریخ تولید ، شماره همراه ، کد پستی و نشانی را نیز در سامانه وارد کنید.
اطلاعات مربوط به مابقی افراد هیات مدیره شرکت یا موسسه می بایست در این قسمت وارد گردد. این صفحه شامل موارد ذیل است : نام ، نام خانوادگی ، تاریخ تولد ، جنسیت ، تابعیت ، شماره همراه ، شماره ملی، نشانی، کد پستی. اطلاعات اشخاص با تابعیت ایرانی می بایست مطابق با کد ملی شخص باشد.
با کلیک بر روی ” گام بعدی ” وارد صفحه بعدی شوید.
- سمت هیات مدیره شرکت / موسسه
در این صفحه اعضاء هیئت مدیره ، مدت تصدی ، تاریخ شروع سمت ، وضعیت حق امضا ، سمت ، هیئت مدیره خارج از شرکا و تاریخ پایان اعتبار سمت را وارد نمایید.
این مرحله مربوط به تکمیل نوع دفتر مورد تقاضای شخص ، تعداد برگ های دفتر و تعداد جلد دفتر مذکور است. پس از تکمیل این اطلاعات بر روی گزینه ذخیره کلیک نمایید.
در این صفحه می بایست گزینه ” تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز ” را انتخاب کنید.
در این مرحله تمامی مدارکی مورد نیازی که می بایست آن را فراهم کنید به شما نمایش داده خواهد شد.
سپس با انتخاب گزینه ” چاپ رسید پذیرش درخواست پلمپ ” رسیدی از طرف سیستم به کاربران ارائه می شود.
پلمپ دفاتر یک روزه انجام می شود و حدود یک ماه زمان می برد تا توسط اداره پست به دست موکل برسد. در انتها لازم به ذکر است، هر یک از دفاتر قانونی باید در هر صورت تا ده سال در محل شرکت و جزء اسناد شرکت نگهداری گردد و دفاتر هر شرکتی که منحل شده باشد با نظر مدیر ثبت اسناد در محل معینی از تاریخ ختم تصفیه تا ده سال باید محفوظ بماند.
نحوه پیگیری درخواست پلمپ دفاتر قانونی
پس از ارسال مدارک ، می توانید با مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها ( قسمت پلمپ دفاتر ) ، از وضعیت درخواست خود مطلع شوید.
دلایل رد درخواست پلمپ دفاتر قانونی
در شرایطی این امکان وجود دارد درخواست پلمپ دفاتر رد شود. در ادامه بعضی از این موارد را ذکر می‌کنیم:
- استفاده از دفاتر سال قبل باعث میشود که اداره دارایی بلافاصله اقدام دفاتر پلمپ شما را رد کند و باعث می شود که کلیه زحمات شما به هدر برود.
- ثبت اطلاعات غیر واقعی درباره اعضای شرکت و یا صورت حساب های مالی هم منجر به رد درخواست اخذ پلمپ دفاتر قانونی خواهد شد. این قضیه به شدت برای دارایی و یا اداره ثبت شرکت ها مشخص است و بهتر است چنین اشتباهی در خصوص ثبت اطلاعات غیر واقعی را انجام ندهید.
- اگر شرکت شما شعبه و یا نمایندگی در سایر مناطق دارد بهتر است اطلاعات مربوط به ای شعبه ها را هم بدهید تا از رد دفاتر پلمپ شما جلوگیری شود. نکته ای که از اهمیت زیادی برخوردار است و بهتر شرکت هایی که دارای نمایندگی و یا شعبه هستند بدان توجه کنند.
- بیش از حد گذاشتن صفحات سفید یکی دیگر از دلایل رد دفاتر پلمپ برای شرکت ها است. سعی کنید تا حد امکان صفحات را خالی نگذارید که اداره ثبت شرکت ها به این موضوع حساس هست و ممکن برای همین مورد دفاتر پلمپ شما را رد کند.
- تمامی فعالیت هایی که در طول مدت زمان سال مالی قبل انجام داده اید را بهتر است ثبت کنید این مورد باعث می شود که دارایی با اعتماد بیشتری به فکر تایید دفاتر پلمپ شما باشد.
- پاک کردن و یا از بین بردن مندرجات می تواند منجر به رد دفاتر پلمپ شما باشد پس در حفظ این اسناد مهم جدا تلاش کنید تا دفاتر پلمپ شما توسط همین قضیه ساده رد نشود.
زمان پلمپ دفاتر قانونی
آخرین مهلت درخواست متقاضیان برای دفاتر قانونی سال مالی بعدی، اسفند ماه هر سال است. همزمان با این اقدام باید برای پلمپ دفاتر سال ملی بعد نیز اقدام کنید و تا قبل از پایان سال درخواست خود را به اداره ثبت تحویل دهید. این امر در مورد شرکت‌هایی که هنوز فعالیت خود را شروع نکرده‌اند نیز صادق است.
در واقع عدم فعالیت شرکت ناظر به گذشته است و نمیتوان نسبت به آینده یا سال مالی بعد اعلام عدم فعالیت کرد. از طرفی عدم فعالیت شرکت باید در ۴ ماه اول سال مالی بعد یعنی مهلت قانونی تعیین شده اعلام شود و خارج از این بازه شرکت مشمول جریمه مالیاتی خواهد شد.
هزینه پلمپ دفاتر قانونی یا تجاری
طبق قانون وصول برخی درآمدهای دولت مصوب ۱۳۷۴، ﺣﻖ اﻟﺜﺒﺖ ﭘﻠﻤﭗ ﺑﻪ ازای هر ۱۰۰ ﺻﻔﺤﻪ دﻓﺘﺮ ﺗﺠﺎری ﺑﺪون اﺣﺘﺴﺎب ﺑﻬﺎی اﻇﻬﺎرﻧﺎﻣﻪ ﺳﻪ هزار و ﭘﺎﻧﺼﺪ (۳۵۰۰) ریال است.
ضمانت اجرای پلمپ دفاتر
شایان ذکر است طبق ماده ۱۴ قانون تجارت، درصورتی که دفاتر، طبق قوانین و مقررات، ثبت و پلمب شوند، در دعاوی که در دادگاه طرح می‌گردد، بین بازرگانان و در امور بازرگانی و به نفع بازرگانی که صاحب دفتر است، قابلیت استناد خواهد داشت و همچنین، در صورتی که دفاتر مذکور، مطابق مقررات، پلمپ و امضا نشوند، فقط بر علیه تاجر سندیت خواهد داشت و بازرگان نمی تواند برای اثبات ادعای خود در دعاوی مطروحه، به نفع خود، به دفاتر بازرگانی استناد نماید.
برای مثال، اگر بازرگان «الف»، دفاتر خود را ثبت و پلمپ کرده باشد و ادعای طلبی را از بازرگان «ب» داشته باشد؛ «الف» در دادگاه می تواند به دفاتر خود استناد نماید؛ اما در صورتی که دفاتر خود را ثبت و پلمپ نکرده باشد تنها علیه «الف» قابل استناد هستند و «الف» نمی تواند طلب خود را با استناد به دفاتر ثابت کند.
تبعات عدم پلمپ دفاتر
برای اینکه یک شرکت بتواند کد اقتصادی بگیرد، باید دفاتر خود را پلمپ کرده باشد. پس از دریافت این کد، می‌تواند مفاصا حساب مالیاتی خود را دریافت کند. در نتیجه اولین قدم برای این که شرکت نشان بدهد در امر مالیات شفاف است، ارائه این دفاتر است. به همین دلیل اگر دفاتر را ارائه نکند و یا ایراد و نقصی در آنها وجود داشته باشد، از طرف اداره امور مالیاتی جریمه میشود.
سایر فعالیت‌های مرتبط با پلمپ دفاتر قانونی کدامند؟
علاوه بر اینکه برای دریافت کد اقتصادی نیازمند پلمپ دفاتر هستید، برخی از فعالیت‌های دیگر نیز به ارائه این پلمپ احتیاج دارند. برای مثال برای دریافت کارت بازرگانی همه اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم هستند که پلمپ دفاتر را انجام دهند.
نکات مهم درباره پلمپ دفاتر
- تکلیف انجام پلمب دفاتر تجاری به‌موجب قانون تجارت، بلافاصله پس از ثبت شرکت در دفاتر ثبت تجاری الزامی است. مسئولیت عدم انجام این اقدام با مدیران مربوطه خواهد بود.
- در صورت عدم اقدام به موقع یا عدم آگاهی از روند فرآیند، دچار مسئولیت و چالش‌های قانونی در این خصوص می شوند.
- حتی‌المقدور در ابتدای هرسال جهت دفاتر قانونی سال مالی بعد اقدام گردد. بهتر زمان حداکثر تا پایان دی ماه هرسال است. اگر درخواست پلمپ دفاتر خود را به اواخر سال موکول کنید به دلیل حجم بالای کار، احتمال اشتباه پست به‌وفور افزایش می‌یابد .در این صورت شمارا با مشکلات متعددی روبه‌رو می‌کند.
- منظور از شروع سال، ماه و روز مالی، انتخاب آنها بر اساس مراتب مشخص‌شده در اساسنامه شرکت که ثبت گردیده است می‌باشد. تاریخ پایان سال مالی به‌صورت خودکار توسط سامانه محاسبه می‌گردد. بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمب، مبنای شروع سال، ماه و روز مالی نیست.
- بعد از دریافت دفاتر پلمپ شده برای تکمیل آن باید قوانین و مقررات مربوطه به‌طور کامل رعایت گردد. در این خصوص آئین‌نامه ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم در خصوص نحوه تحریر دفاتر و چگونگی حفظ و نگهداری آنها و تکالیف مربوطه را پیش‌بینی کرده است. بنابراین توصیه میشود مراتب آن به‌دقت مطالعه شود و حتماً رعایت شود.
- بعد از ارسال و پست مدارک، درج بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه الزامی است. این اقدام را از دفاتر منتخب پستی درخواست نمایید.
- پرداخت هزینه‌های پلمب دفاتر تجارتی در سامانه به‌صورت اینترنتی امکان‌پذیر است
- پس از پایان عملیات پلمب، دفاتر مذکور از طریق شرکت پست به آخرین آدرس اقامتگاه قانونی شخصیت حقوقی ارسال می‌گردد. مقتضی است که نسبت به به‌روزرسانی آدرس مذکور از طریق ارائه صورتجلسه متناسب اقدام گردد. بدیهی است فراخوانی آدرس ثبت‌شده از سامانه جامع ثبت شرکتها مبنای آدرس ارسالی دفاتر پلمب‌شده خواهد بود.
- با توجه به تکالیف قانونی مقرر در قانون مالیات‌های مستقیم اطلاعات پلمب دفاتر کلیه اشخاص از طریق ارتباط الکترونیکی به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌گردد.
- شرکت‌های جدید التاسیس می‌بایست بلافاصله بعد از ثبت شرکت هم برای سال مالی جاری و هم‌سال مالی بعد خود درخواست پلمب دفاتر را به‌صورت الکترونیکی تکمیل نمایند. در صورت عدم انجام وظایف فوق هرگونه مسئولیت عدم پلمب دفاتر طبق قانون با مدیران آنها خواهند بود .شرکت در این صورت مشمول جرائم مالیاتی می‌گردد.
